Comment insérer une liste déroulante dans Word ?

Tu envoies un document Word à remplir… et il te revient avec des dates écrites en toutes lettres, des « oui » à moitié effacés, des cases ajoutées n’importe où. Bref, chacun y va de sa petite touche.

C’est exactement pour ça que j’ai commencé à utiliser des listes déroulantes dans Word : pour guider les réponses, éviter les erreurs, et gagner du temps à corriger derrière.

Je te montre comment faire, tranquillement, sans jargon. Et promis : une fois qu’on a trouvé où cliquer, ça devient assez simple.

L’idée de base : transformer une zone de texte en « menu » de choix

Une liste déroulante dans Word, c’est juste une zone où la personne ne peut pas taper ce qu’elle veut, mais doit choisir parmi des options que tu as définies.

Pratique pour :

• un questionnaire (Oui / Non / Ne sait pas)
• un formulaire interne (Service : Comptabilité / RH / Commercial…)
• une fiche de suivi (Statut : En cours / Validé / Archivé)

L’avantage :

• moins d’erreurs de saisie
• un document plus propre
• des réponses faciles à trier ensuite (surtout si tu l’exportes vers Excel)

Dans Word, ça s’appelle un contrôle de contenu (oui, le nom est un peu froid, mais derrière c’est juste ta fameuse liste déroulante).

Étape 1 : afficher le fameux onglet « Développeur » (le passage secret)

Par défaut, le bouton pour insérer une liste déroulante est… caché. Il faut d’abord activer un onglet spécial en haut de Word : l’onglet Développeur.

Sur Word pour Windows

1. En haut, clique sur Fichier.
2. Clique sur Options (tout en bas à gauche de la colonne).
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, à gauche, choisis Personnaliser le ruban.
4. À droite, dans la grande liste, cherche Développeur.
5. Coche la case Développeur.
6. Clique sur OK.

Tu devrais maintenant voir un nouvel onglet Développeur dans le ruban (la barre en haut avec « Accueil », « Insertion », etc.).

Sur Word pour Mac

1. En haut, va dans le menu Word.
2. Choisis Préférences….
3. Clique sur Ruban et barre d’outils (ou « Ruban » selon la version).
4. Dans la liste à droite, coche Développeur.
5. Valide avec OK ou Enregistrer.

Même résultat : l’onglet Développeur apparaît.

Si tu ne trouves pas les mêmes mots, ce n’est pas toi : les menus changent un peu selon les versions. Mais l’idée reste toujours : Options/Préférences → Personnaliser le ruban → cocher « Développeur ».

Étape 2 : insérer la liste déroulante là où tu en as besoin

Maintenant que le passage secret est ouvert, on va placer la liste.

1. Place le curseur à l’endroit où tu veux la liste (par exemple après « Réponse : »).
2. Clique sur l’onglet Développeur.
3. Dans le groupe Contrôles, tu vois plusieurs icônes. Cherche :
   • Contrôle de contenu de liste déroulante (une petite icône avec des lignes et une flèche vers le bas), ou
   • Contrôle de contenu de zone de liste modifiable (similaire, mais qui permet aussi de taper du texte libre, comme un « combo »).
4. Clique sur l’icône Liste déroulante.

Word insère alors une sorte de cadre grisé avec un texte du style « Choisir un élément ». C’est ta future liste.

Pour l’instant, elle est vide, donc on va lui donner des options.

Étape 3 : ajouter tes options (les vrais choix de la liste)

1. Clique dans la liste déroulante que tu viens d’insérer.
2. Toujours dans l’onglet Développeur, clique sur Propriétés (dans le groupe « Contrôles »).
3. Une fenêtre s’ouvre : c’est là que tout se passe.

Dans la partie Propriétés de la liste déroulante, tu as un cadre Éléments de la liste.

4. Clique sur Ajouter….
5. Dans Nom à afficher, tape le texte tel qu’il doit apparaître dans la liste (par exemple : « Oui »).
6. Laisse « Valeur » tel quel (ou mets la même chose, si tu n’utilises pas de code derrière).
7. Clique sur OK.
8. Recommence pour chaque option : « Non », « Peut-être », etc.

Tu peux ensuite :

• Monter ou Descendre les éléments pour les réordonner.
• Modifier pour corriger un mot.
• Supprimer si une option ne te sert plus.

Quand tu es satisfait·e, clique sur OK pour fermer les propriétés.

Ta liste est prête : clique dessus dans le document, tu devrais voir tes choix apparaître.

Étape 4 : verrouiller (un peu) pour éviter que tout parte en vrille

Si le document doit être rempli par d’autres personnes, je te conseille une petite précaution : protéger le document pour qu’on ne puisse modifier que les champs à remplir (dont ta liste déroulante).

1. Va dans l’onglet Révision.
2. Clique sur Restreindre la modification (ou un texte proche selon ta version).
3. Dans le panneau qui apparaît à droite, coche :
   • Autoriser uniquement ce type de modifications dans le document.
   • Choisis Remplissage de formulaires dans la liste.
4. Clique sur Oui, activer la protection.
5. Si on te le demande, entre un mot de passe (note-le quelque part si tu risques de l’oublier…) ou laisse vide si ce n’est pas sensible.

Désormais, les gens pourront :

• cliquer sur ta liste déroulante pour choisir une option,
• remplir les autres champs de formulaire, mais pas déplacer tes questions, ni casser le formatage partout.

Variante : la « liste modifiable » (si tu veux laisser un peu de liberté)

Il existe un cousin de la liste déroulante : la zone de liste modifiable.

La différence :

• Liste déroulante classique : on ne peut choisir que parmi tes options.
• Zone de liste modifiable : on voit tes options, mais on peut aussi taper un texte personnalisé.

C’est utile par exemple pour :

• proposer quelques réponses pré-remplies (« Lyon », « Marseille », « Paris »…),
• mais permettre quand même de saisir une autre ville.

Pour l’utiliser, la méthode est la même :

• onglet Développeur →
• au lieu de cliquer sur « Liste déroulante », clique sur l’icône Zone de liste modifiable →
• puis Propriétés pour ajouter tes options.

Et sur les anciennes versions de Word ? (les formulaires « hérités »)

Si tu travailles sur une version un peu ancienne de Word, ou que tu ouvres un vieux modèle, tu peux tomber sur d’autres types de listes.

Dans Développeur, cherche le groupe Contrôles hérités ou un bouton avec une petite icône de dossier/outil. Dedans, il y a :

• des champs de formulaire de liste déroulante (ancienne génération),
• d’autres types de champs (texte, cases à cocher, etc.).

Ils fonctionnent globalement pareil, mais :

• l’interface est un peu plus rustique,
• certains réglages sont différents,
• c’est surtout utile pour continuer à modifier des documents déjà construits avec ces anciens outils.

Si tu repars de zéro sur un nouveau document, je te conseille les contrôles de contenu modernes (ceux qu’on a vus depuis le début), plus souples et plus beaux.

3 petites astuces pour que tes listes soient vraiment agréables à utiliser

Avec l’habitude, j’ai remarqué trois détails qui changent tout pour la personne qui remplit le document.

1. Soigne le texte « par défaut »

Par défaut, Word affiche souvent un texte du genre « Choisir un élément ». Tu peux le modifier :

• Clique dans la liste.
• Tape par exemple « Sélectionne une option » ou « — choisir — ».

Ça se voit mieux et c’est plus parlant.

2. Limite le nombre d’options

Une liste avec 25 choix, personne n’a envie de la dérouler.

Quand je sens que ça déborde, je préfère :

• regrouper les options (par exemple : « 18–25 ans », « 26–35 ans », etc.),
• ou passer à une zone de texte libre si les réponses sont vraiment très variées.

3. Garde une cohérence entre tes listes

Si tu as le même type de choix à plusieurs endroits (« Oui / Non / Ne sait pas »), garde exactement la même formulation et le même ordre partout.

Ça rassure la personne qui remplit et ça facilite l’analyse derrière.

Et si ça ne marche pas comme prévu ?

Quelques messages que je reçois souvent, et comment je m’en sors :

• « Je n’ai pas l’onglet Développeur, même après avoir coché la case »
  → Ferme puis rouvre Word, parfois ça débloque l’affichage. Vérifie aussi que tu as bien modifié le ruban pour le bon profil d’utilisateur.

• « La liste n’est pas cliquable chez mon collègue »
  → Souvent, le document n’est pas enregistré en format Word (.docx) ou est ouvert avec un autre logiciel qui gère mal ces champs. Demande à l’ouvrir directement avec Word, version à jour.

• « Les gens arrivent quand même à tout modifier »
  → Vérifie la partie Révision → Restreindre la modification, et que le niveau de protection « remplissage de formulaires » est bien activé.

• « J’ai mis un mot de passe et je ne m’en souviens plus… »
  → Là, malheureusement, Word ne plaisante pas. Si le document est très important, mieux vaut repartir d’un ancien modèle non protégé ou d’une sauvegarde.

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La première fois, créer une liste déroulante dans Word donne un peu l’impression d’ouvrir le capot d’une voiture juste pour allumer les phares. Mais une fois qu’on a trouvé l’onglet Développeur et qu’on a créé sa première liste, on s’aperçoit que ça change vraiment le confort de tous ceux qui touchent au document.

Si tu prépares souvent des formulaires, tu peux même en faire un modèle (un fichier .dotx ou .dotm) et le réutiliser à l’infini.

Et maintenant que tu sais faire une liste déroulante, la vraie question devient : dans quel prochain document tu vas te simplifier la vie avec ça ?